Một trong những công việc cơ bản nhất của nghiệp vụ Lễ tân khách sạn là trao chìa khóa cho khách. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng công việc này cũng đòi hỏi người làm phải thực hiện theo đúng quy trình. Vậy quy trình trao chìa khóa khi khách check-in khách sạn như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn thấy rõ về quy trình này.
Bộ chìa khóa buồng khách gồm những gì?
Kết cấu của một bộ chìa khóa buồng khách chuẩn sẽ bao gồm: Túi đựng chìa khóa, phiếu ăn sáng, thẻ khóa từ.
Hiện nay, ở hầu hết các khách sạn vừa và lớn đều đã sử dụng khóa từ cho buồng phòng, nó vừa đảm bảo an toàn, vừa mang lại những tiện lợi cho việc quản lý, kiểm tra và sử dụng.
Những thông tin trên bộ chìa khóa buồng khách sạn
Là một nhân viên Lễ tân khách sạn, bạn phải nắm và hiểu rõ toàn bộ thông tin cung cấp trên bộ chìa khóa buồng khách sạn để có thể trình bày, hướng dẫn cụ thể lúc khách check-in
Trên túi đựng chìa khóa sẽ có các thông tin là: Tên khách sạn, câu chào mừng bằng tiếng anh theo chuẩn khách sạn (ở phía trong), tên khách, số buồng khách, ngày check-in/check-out, giá phòng (nếu là khách đi lẻ),
Phía bên kia của mặt trong là các thông tin khác như thông tin khách sạn, các dịch vụ trong khách sạn, số điện thoại và giờ mở cửa của từng loại dịch vụ
Số điện thoại, địa chỉ liên lạc của khách sạn và hệ thống chuỗi khách sạn (nếu có) sẽ được ghi phía mặt sau của túi đựng
Thông tin trên phiếu ăn sáng bao gồm: Tên khách, số buồng khách, số lượng người sử dụng phiếu ăn sáng, tên người cấp phiếu ăn sáng, tên nhà hàng, ngày sử dụng, giờ phục vụ ăn sáng, thông tin về giá trị sử dụng của phiếu ăn sáng, hình ảnh có liên quan
Chức năng của thẻ chìa khóa từ là mở cửa buồng khách và kích hoặt hệ thống điện trong buồng khách
Quy trình trao chìa khóa khi khách check-in mà Lễ tân khách sạn cần biết
Có 7 bước cơ bản trong quy trình trao chìa khóa khi khách check-in, bao gồm:
Bước 1: Giới thiệu tới khách hàng bộ chìa khóa buồng khách sạn
Bước 2: Chỉ vào số buồng được ghi trên túi đựng chìa khóa và thông báo buồng cho khách
Bước 3: Giới thiệu phiếu ăn sáng và giá trị sử dụng của phiếu ăn sáng với khách
Bước 4: Giới thiệu với khách thời gian phục vụ ăn sáng, tên và vị trí nhà hàng
Bước 5: Giới thiệu thẻ khóa từ, hướng dẫn khách cách dùng thẻ khóa từ để kích hoạt hệ thống điện
Bước 6: Trao chìa khóa cho khách hàng
Bước 7: Tham khảo ý kiến của khách hàng để phục vụ thêm hoặc giải đáp thắc mắc khi khách cần
Một số điểm cần lưu ý khi trao bộ chìa khóa cho khách
Để trình bày chính xác cho khách, nhân viên phải nắm rõ cách mở buồng bằng thẻ khóa từ
Không được đọc to số buồng của khách mà chỉ được chỉ vào số buồng ghi trên túi đựng. Chẳng hạn: “dạ, đây là số buồng của quý khách ạ”, khi nói thì chỉ tay vào vị trí ghi số buồng đó.
Trong quá trình giao tiếp và check-in phải nhắc tên khách hàng, hành động này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, quan tâm đến khách vừa là để phục vụ mục đích kiểm tra thông tin khách
Sắp xếp bộ chìa khóa theo thứ tự: Lần lượt đặt phiếu ăn sáng và thẻ khóa từ vào trong túi đựng chìa khóa.
Nhắc nhở khách về việc theo dõi và nhớ thông tin khách sạn như địa chỉ, số điện thoại liên lạc, phòng trường hợp khách đi lạc có thể tự hỏi đường hoặc đưa địa chỉ cho tài xế hoặc gọi về khách sạn để được trợ giúp.
Nhắc khách hàng về thời gian sử dụng phiếu ăn sang bởi phiếu ăn sáng chỉ có giá trị trong ngày và trong trường hợp phục vụ buffet sáng
Tên người cấp phiếu là người sẽ chịu trách nhiệm cho những thông tin được ghi trên đó.
Trên đây là những bước cơ bản cho một quy trình chuẩn khi trao chìa khóa cho khách và những lưu ý mà một nhân viên Lễ tân khách sạn cần chú ý để công việc đạt được hiệu quả cao. Kể ra thì sẽ thấy quy trình này rất dài dòng, nhiều bước nhưng trong thực tế thì nó chỉ mất rất ít thời gian, vì thế khi làm công việc này Lễ tân khách sạn cần phải nắm rõ các thông tin, cũng như các bước để tránh mất thời gian vào những việc không đáng có. Chúc các bạn thành công!
[ninja_form id=5]☞ Mọi thông tin vui lòng liên hệ :
Trường Cao đẳng Công nghệ và Thương mại Hà Nội
♦Trụ sở chính
Tân Lập – Đan Phượng – Hà Nội
Điện thoại | 024.3362.8666
Hotline | 0928.88.99.00 | 0945.88.99.00 | 0996.88.99.00
♦Cơ sở 2: Hồ Tùng Mậu
Địa chỉ: Phòng 102 nhà B số 200 Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội (Đối diện ĐH Thương Mại)
Điện thoại | 024.3767.9555
Hotline |0964.505.509
Email: info@htt.edu.vn
✎ Website chính thức| http://htt.edu.vn/
✎ Fanpage chính thức| https://www.facebook.com/htt.edu.vn/
